Regolamento “smart” consiglio di istituto – collegio docenti – oo.cc.

REGOLAMENTO “SMART” COLLEGIO DOCENTI/ CONSIGLIO D’ISTITUTO / OO.CC.

Approvato nella seduta del collegio docenti del 14/10/ 2020 nr. 5

Approvato nella seduta del consiglio d’istituto del 22/10/2020 nr. 63

Il presente REGOLAMENTO sostituisce quello vigente fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2021.

INDICE

Art. 1 – Ambito di applicazione

Art. 2 – Definizione

Art. 3 – Requisiti tecnici minimi

Art. 4 – Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica

Art. 5 – Convocazione

Art. 6 – Svolgimento delle sedute

Art. 7 – Verbale di seduta

Art. 8 – Modalità di lettura e approvazione del verbale

Art. 9 – Registrazione della video seduta del Collegio Docenti o del Consiglio d’istituto

Art. 10 – Consiglio di Istituto

Art. 11 – Collegio dei docenti

Art. 12 – Consiglio di classe, consiglio di interclasse, consiglio di intersezione, dipartimenti

Art. 13 – Disposizioni transitorie e finali

Art. 1 – Ambito di applicazione.

Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli
OO.CC. dell’Istituto Comprensivo di Merate.

Al fine di contrastare e contenere la diffusione del virus COVID-19 e fino alla data di cessazione
dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020, i consigli di
classe, i collegi docenti ed i consigli d’istituto del presente istituto si svolgeranno on line
secondo le modalità di seguito elencate, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità
previamente fissati dal dirigente scolastico, che si farà carico di individuare sistemi di
identificazione certi dei presenti, della regolarità dello svolgimento delle sedute, nonché di
adeguata pubblicità delle stesse.

Art. 2 – Definizione

Ai fini del presente regolamento, per “riunioni in modalità telematica” nonché per “sedute
telematiche”, si intendono le riunioni degli Organi Collegiali di cui all’art.1 per le quali è
prevista la possibilità che tutti i componenti dell’organo partecipino a distanza, esprimendo la
propria opinione e/o il proprio voto mediante chat della video conferenza e/o mediante l’uso di
apposite funzioni presenti nella piattaforma GSuite (es.: moduli di Google) e, nell’eventualità
del Collegio dei docenti, attraverso l’uso di altre piattaforme che verranno implementate.

Art. 3 – Requisiti tecnici minimi

1. La partecipazione a distanza alle riunioni dei suddetti OO.CC. presuppone la disponibilità di
strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, il
collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti.
2. Le strumentazioni e gli accorgimenti adottati devono comunque assicurare la massima
riservatezza possibile delle comunicazioni e consentire a tutti i partecipanti alla riunione la
possibilità di:
a) visione degli atti della riunione;
b) intervento nella discussione;
c) scambio di documenti;
d) votazione;
e) approvazione del verbale.
3. Sono considerate tecnologie idonee: teleconferenza, videoconferenza, posta elettronica,
chat, modulo di Google-meet.

Art. 4 – Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica

L’adunanza telematica sarà utilizzata dagli OO.CC. per deliberare sulle materie di propria
competenza, per le quali è impossibilitata di fatto la partecipazione collegiale in presenza.
Nell’ipotesi di votazioni a scrutinio segreto viene assicurata la riservatezza del voto con idonei
strumenti informatici

Art. 5 – Convocazione

Gli organi collegiali, in caso di impedimento per causa di forza maggiore (periodo di sospensione
attività didattiche e di chiusura delle scuole per emergenza sanitaria prolungata), possono essere
convocati con modalità on line, da remoto, e svolti nello stesso modo con utilizzo di strumenti individuali
adatti allo scopo utilizzando piattaforme che garantiscano la privacy.

1. La convocazione ordinaria delle adunanze degli OO.CC. in modalità telematica, deve essere
inviata, a cura del Presidente o del Dirigente Scolastico, a tutti componenti dell’organo almeno
5 giorni prima della data fissata per l’adunanza, tramite registro elettronico e/o posta elettronica
all’indirizzo mail già in possesso dell’Istituto/indirizzo istituzionale di ogni
docente/componente, o ancora, tramite mail istituzionale/gmail dell’Istituto Comprensivo
all’indirizzo mail previamente indicato dal genitore. L’invio delle suddette comunicazioni vale
come avvenuta notifica.

La convocazione contiene l’indicazione del giorno, dell’ora, della sede, degli argomenti
all’ordine del giorno e dello strumento telematico utilizzato nella modalità a distanza
(videoconferenza, posta elettronica certificata, posta elettronica di cui il componente
dell’organo garantisca di fare uso esclusivo e protetto, modulo di Google di cui il componente
organo garantisca di fare uso esclusivo e protetto).

Art. 6 – Svolgimento delle sedute

1. Per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per
l’adunanza ordinaria:
a) regolare convocazione di tutti gli aventi diritto;
b) verifica del quorum costitutivo (la metà più uno degli aventi diritto) tramite
invio di modulo google (o altro similare) a inizio e fine seduta con
autocertificazione della partecipazione;
c) verifica del quorum deliberativo (la metà più uno dei voti validamente espressi)

attraverso la seguente modalità: videoregistrazione dell’esito della votazione e/o modulo
google della piattaforma GSUITE (o similare);

La sussistenza di quanto indicato alle lettere a), b) e c) è verificata e garantita da chi presiede
l’organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta.

2. Preliminarmente alla trattazione dei punti all’ordine del giorno, compete al Segretario
verbalizzante verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti.

Art. 7 – Verbale di seduta

1. La verbalizzazione delle sedute del Collegio avviene redigendo apposito verbale
così strutturato:

PRIMA PARTE: in cui si attesta la data, l’ora ed il luogo della seduta, gli estremi
dell’avviso di convocazione, l’o.d.g., i presenti, gli assenti (come report da modulo google-
o similare);

SECONDA PARTE: in cui si riportano le materie trattate relative ai singoli punti all’o.d.g., le
dichiarazioni messe a verbale, le mozioni presentate (con l’indicazione del testo completo, del
nome del presentatore e dei risultati della discussione e dell’eventuale approvazione),
l’eventuale sospensione della seduta, gli eventuali abbandoni od allontanamenti, l’orario di
chiusura della seduta;

TERZA PARTE: in cui si riportano gli estremi (n. delle delibere) e le motivazioni delle delibere
prese, numero dei votanti, quorum costitutivo, quorum deliberativo, numero dei voti favorevoli,
numero dei voti contrari, numero dei voti degli astenuti, esito finale delle votazioni;

QUARTA PARTE: in cui si riporta la firma del segretario verbalizzante e del Presidente della
seduta (il Dirigente Scolastico).

Art. 8 – Modalità di lettura e approvazione del verbale

1. Il verbale viene letto e approvato, di norma, nella seduta successiva. In caso contrario si
procederà all’approvazione nella prima seduta utile.
2. Il Dirigente Scolastico chiede espressamente se vi siano richieste di chiarimenti,
integrazioni o rettifiche da apportare al verbale della seduta precedente;
3. In assenza di interventi si procede all’approvazione del verbale;
4. In presenza di interventi si procede nella seguente maniera:
– il componente che chiede una integrazione o rettifica al verbale della seduta
precedente motiva brevemente la sua richiesta e comunica al segretario
verbalizzante le dichiarazioni da mettere a verbale.

5. Le fasi di cui ai commi 1, 2, 3 e 4 devono concludersi in un tempo massimo di 30’. Non
è consentito a nessun altro docente fare interventi durante l’espletamento delle suddette
fasi;
6. Dopo tali interventi il Presidente pone in votazione le proposte di rettifica e
l’approvazione del verbale stesso permettendo le espressioni di voto dei partecipanti (
FAVOREVOLE per tacito consenso– CONTRARIO e/o ASTENUTO attraverso
espressione diretta verbale o in chat). Il testo approvato diventa l’unico atto pubblico
dell’Organo Collegiale.

Art. 9 – Registrazione della video seduta del Collegio Docenti o del Consiglio
d’istituto L’uso della video registrazione della seduta del Collegio Docenti e del
Consiglio d’Istituto è consentito solo se finalizzato alla redazione del verbale e non
all’uso person

Art. 10 – Consiglio di Istituto

Può essere convocato un consiglio d’istituto on line sia ordinario, che straordinario per
urgenti e gravi motivi adottando le seguenti procedure:

a) la convocazione ordinaria del consiglio d’istituto in modalità on line, deve essere
inviata, a cura del Presidente, a tutti componenti dell’organo, almeno 5 giorni prima
della data fissata per l’adunanza, tramite posta elettronica all’indirizzo mail istituzionale
di ogni docente/componente. L’invio delle suddette comunicazioni vale come avvenuta
notifica;
b) sarà creato, con l’APP “MEET“ della piattaforma G SUITE, un link (o nickname) da
utilizzare per connettersi alla videoconferenza del Consiglio: il link sarà inviato a tutti i
componenti del Consiglio (Rappresentanti Docenti, Rappresentanti Genitori alunni,
Rappresentanti Personale ATA) all’indirizzo mail dell’account della piattaforma
GSUITE attivata dall’Istituto Comprensivo;
c) nella convocazione sarà indicato il giorno, l’ora, la comunicazione di attivazione del
link sulla piattaforma G SUITE e l’ordine del giorno;
d) relativamente alle delibere si procederà alle votazioni durante la seduta on line per
appello nominale o permettendo le espressioni di voto dei partecipanti (
FAVOREVOLE per tacito consenso– CONTRARIO e/o ASTENUTO attraverso
espressione diretta verbale o in chat).
e) nel caso in cui un consigliere dovesse perdere la connessione durante le operazioni di
voto potrà inviare tempestivamente la propria dichiarazione di voto tramite mail. La
mail verrà protocollata e allegata al verbale della seduta on line;
f) nel caso in cui si verifichi l’impossibilità di partecipare ai lavori per problemi di
connessione, il consigliere invierà, con una mail, autocertificazione ai sensi degli articoli
46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000 e ai sensi dell’art. 495 del Codice Penale, per risultare
assente giustificato;
g) la mancata comunicazione via mail, entro il termine stabilito, corrisponde all’assenza
dalla seduta digitale del Consiglio;
h) eventuali documenti necessari per la discussione verranno inviati
contestualmente alla Convocazione;
i) i microfoni di tutti i componenti dovranno essere spenti durante il Consiglio di Istituto;
j) la prenotazione degli interventi avverrà usando la chat presente in google meet (o
similare);
k) le sedute sono regolarmente verbalizzate tramite apposito verbale che viene
formalmente approvato nella seduta successiva;
l) per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per
l’adunanza in presenza:
– verifica del quorum costitutivo (la metà più uno degli aventi diritto) per appello
nominale;
– verifica del quorum deliberativo per appello nominale

Art. 11-Collegio Docenti

Può essere convocato un collegio docenti on line sia ordinario, sia straordinario per urgenti e
gravi motivi adottando le seguenti procedure:

a) la convocazione ordinaria del collegio docenti in modalità on line, deve essere inviata,
a cura del Dirigente scolastico, a tutti componenti dell’organo, almeno 5 giorni prima
della data fissata per l’adunanza, tramite posta elettronica all’indirizzo mail già in
possesso dell’Istituto/indirizzo istituzionale di ogni docente o tramite apposita funzione
del registro elettronico Spaggiari o tramite posta elettronica all’indirizzo mail della
piattaforma GSUITE dell’Istituto di ogni docente cognome@comprensivomerate.it.
L’invio delle suddette comunicazioni vale come avvenuta notifica.
b) Sarà creato, con l’APP “MEET“ della piattaforma G SUITE, un link (o nickname) da
utilizzare per connettersi alla videoconferenza del Collegio docenti che sarà inviato ai
docenti all’indirizzo mail dell’account della piattaforma GSUITE attivata dall’Istituto
Comprensivo;
c) nella convocazione sarà indicato il giorno, l’ora, la comunicazione di attivazione del
link sulla piattaforma G SUITE e l’ordine del giorno;
d) relativamente alle delibere si procederà alle votazioni durante la seduta on line per
appello nominale o permettendo le espressioni di voto dei partecipanti (
FAVOREVOLE per tacito consenso– CONTRARIO e/o ASTENUTO attraverso
espressione diretta verbale o in chat);
e) nel caso in cui un docente dovesse perdere la connessione durante le operazioni di voto
potrà inviare tempestivamente la propria dichiarazione di voto tramite mail. La mail
verrà protocollata e allegata al verbale della seduta on line;
f) nel caso in cui si verifichi l’impossibilità di partecipare ai lavori per problemi di
connessione, il docente invierà tempestivamente, via mail, un’autocertificazione ai sensi
degli articoli 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000 e ai sensi dell’art. 495 del Codice Penale,
per risultare assente giustificato;
g) la mancata comunicazione via mail, entro il termine stabilito (fine dei lavori),
corrisponde ad assenza ingiustificata dalla seduta digitale del Collegio;
h) eventuali documenti necessari per la discussione verranno inviati contestualmente alla
Convocazione;
i) i microfoni di tutti i docenti dovranno essere spenti durante il collegio docenti;
j) la prenotazione degli interventi avverrà usando la chat presente in google meet (o
similare);
k) le sedute sono regolarmente verbalizzate tramite apposito verbale che viene
formalmente approvato nella seduta successiva;
l) per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per
l’adunanza in presenza:
– verifica del quorum costitutivo (la metà più uno degli aventi diritto) tramite invio di
modulo google (o similare) ad inizio e fine seduta con autocertificazione della
partecipazione;
– verifica del quorum deliberativo (la metà più uno dei voti validamente espressi)
attraverso la seguente modalità: videoregistrazione dell’esito della votazione
espressa tramite chat di google meet (o similare)

Art.12- Consiglio di Intersezione, di Interclasse e di Classe – Riunione dei Dipartimenti

Gli OO.CC. di cui sopra possano essere convocati on line sia in via ordinaria (cioè previsto nel
piano annuale delle attività), sia straordinaria per urgenti e gravi motivi adottando le seguenti
procedure:

a) la convocazione ordinaria in modalità on line, deve essere inviata, a cura del Dirigente
scolastico, a tutti componenti dell’organo, almeno 5 giorni prima della data fissata per
l’adunanza, tramite posta elettronica all’indirizzo mail/istituzionale di ogni
docente/componente o tramite apposita funzione del registro elettronico Spaggiari o,
ancora, tramite mail istituzionale/gmail dell’Istituto Comprensivo all’indirizzo mail
previamente indicato dai genitori. L’invio delle suddette comunicazioni vale come
avvenuta notifica;
b) sarà creato, con l’APP “MEET“ della piattaforma G SUITE, un link (o nickname) da
utilizzare per connettersi alla videoconferenza del Consiglio: il link sarà inviato ai
genitori tramite mail istituzionale/gmail dell’Istituto Comprensivo. Il link sarà inviato
all’indirizzo mail dell’account della piattaforma GSUITE attivata dall’Istituto
Comprensivo;
c) nella convocazione sarà indicato il giorno, l’ora, la comunicazione di attivazione del
link sulla piattaforma G SUITE e l’ordine del giorno;
d) relativamente alle delibere si procederà alle votazioni durante la seduta on line per
appello nominale o permettendo le espressioni di voto dei partecipanti (
FAVOREVOLE per tacito consenso– CONTRARIO e/o ASTENUTO attraverso
espressione diretta verbale o in chat);
e) nel caso in cui un partecipante dovesse perdere la connessione durante le operazioni di
voto potrà inviare tempestivamente la propria dichiarazione di voto tramite mail. La
mail verrà protocollata e allegata al verbale della seduta;
f) nel caso in cui si verifichi l’impossibilità di partecipare ai lavori per problemi di
connessione, il partecipante invierà con una mail autocertificazione per risultare assente
giustificato;
g) la mancata comunicazione via mail, entro il termine stabilito, corrisponde all’assenza
dalla seduta on line;
h) eventuali documenti necessari per la discussione verranno inviati
contestualmente alla Convocazione;
i) i microfoni di tutti i componenti dovranno essere spenti durante la riunione;
j) la prenotazione degli interventi avverrà usando la chat presente in google meet (o
similare);
k) le sedute sono regolarmente verbalizzate tramite apposito verbale che viene
formalmente approvato nella seduta successiva.
l) per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per
l’adunanza in presenza:

– verifica del quorum costitutivo (la metà più uno degli aventi diritto) ad inizio e fine
seduta attraverso appello nominale di partecipazione;

– verifica del quorum deliberativo (la metà più uno dei voti validamente
espressi) attraverso la seguente modalità: videoregistrazione dell’esito della votazione
espressa tramite chat di google meet (o similare

Art. 13- Disposizioni transitorie e finali

1. Il presente Regolamento entra in vigore dal giorno della pubblicazione sul sito istituzionale
dell’istituto e sostituisce il regolamento vigente fino alla data di cessazione dello stato di
emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2021.

Notizie

Pubblicato il 21-03-2023